展會(huì)物流是指為會(huì)議、展覽、展銷(xiāo)、體育及其他各類(lèi)活動(dòng)提供的物流服務(wù)。關(guān)于會(huì)展物流的概念，在我國(guó)有多種描述，目前還沒(méi)有統(tǒng)一的定論。比較流行的定義是：所謂會(huì)展物流，“是為滿(mǎn)足參展商展品展覽的特殊需要，將展品等特殊商品及時(shí)準(zhǔn)確地從參展商所在國(guó)（地）轉(zhuǎn)移到參展目的地，展覽結(jié)束后再將展品從展覽地運(yùn)回的過(guò)程，包括展覽前后的倉(cāng)儲(chǔ)、包裝、國(guó)內(nèi)運(yùn)輸、進(jìn)出口報(bào)關(guān)和清關(guān)、國(guó)際運(yùn)輸、展覽中的裝卸、搬運(yùn)，以及在此過(guò)程中所需要的信息流動(dòng)。”
展會(huì)物流的操作流程主要包括以下三個(gè)環(huán)節(jié)：
1.會(huì)展主辦方指定物流服務(wù)商
提供會(huì)展物流服務(wù)的供應(yīng)商一般都是由會(huì)展主辦方指定。物流服務(wù)商根據(jù)會(huì)展主辦方提供的信息與參展商聯(lián)系，洽談具體的物流服務(wù)需求。在這一階段，參展商也可以與會(huì)展主辦方進(jìn)行溝通，自己選擇物流服務(wù)商。
2.物流服務(wù)方案的設(shè)計(jì)與完善
承擔(dān)會(huì)展物流業(yè)務(wù)的物流服務(wù)商根據(jù)參展商的要求設(shè)計(jì)物流服務(wù)方案，包括了解展品的運(yùn)輸、保管、布展及回收等內(nèi)容，如果是國(guó)際性會(huì)議還需要涉及國(guó)際保險(xiǎn)、報(bào)關(guān)等服務(wù)。在這一階段中，物流服務(wù)商需要與參展商充分溝通，才能保證方案符合參展商的需要。
3.物流服務(wù)方案的實(shí)施
根據(jù)會(huì)展主辦方的展會(huì)日程安排，物流服務(wù)商依據(jù)方案進(jìn)行展品提貨、運(yùn)輸、保管等物流作業(yè)，活動(dòng)過(guò)程中要與會(huì)展主辦方及時(shí)溝通。交付展品后，要由參展商進(jìn)行確認(rèn)，待展覽結(jié)束后立即啟動(dòng)下一輪物流或展品回程運(yùn)輸。優(yōu)秀的物流服務(wù)商，還可以為參展商提供布展、展覽管理、展品回收處理等一攬子增值服務(wù)。
在現(xiàn)實(shí)會(huì)展活動(dòng)過(guò)程的組織中，展品的運(yùn)輸組織模式主要有四種：
（1）參展商自行負(fù)責(zé)展品運(yùn)輸；
（2）參展商自選物流服務(wù)商進(jìn)行展品運(yùn)輸；
（3）展覽主辦方指定會(huì)展物流服務(wù)商；
（4）參展商通過(guò)郵寄或快遞。
值得關(guān)注的是，在實(shí)際操作中，參展商使用會(huì)展主辦方指定的物流服務(wù)商效果最好。因?yàn)樵谕ǔＧ闆r下，由會(huì)展主辦方指定的物流服務(wù)商大多是一些有會(huì)展物流經(jīng)驗(yàn)、綜合實(shí)力較強(qiáng)、知名度較高，能夠全權(quán)代理展會(huì)的國(guó)內(nèi)、國(guó)際展品物流服務(wù)的大型物流企業(yè)，與這樣的物流供應(yīng)商合作，服務(wù)質(zhì)量、安全性有一定保障，可省去參展商的許多的后顧之憂。如果企業(yè)自己聯(lián)系物流服務(wù)商，最好找正規(guī)企業(yè)。否則，將會(huì)展物流業(yè)務(wù)交予缺少經(jīng)驗(yàn)的物流公司難免會(huì)有一些意外狀況發(fā)生，造成不必要的損失。
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